マクロを使うべき作業とは?これだけ時間短縮できる

Excel VBA

今回はExcel上でのどういった作業が、マクロに適しているかをご説明したいと思います。

マクロを使った方がいい作業

以前の頁でもご説明した通り、マクロにはメリットとデメリットの両方があります。 決して良いことだけではない、ということはご理解頂けたと思います。 それでは、マクロを使うメリットが高い作業を挙げてみましょう

  • 大量のデータ処理を同じ手順で繰り返す作業
    • 数値や文字による振り分け作業を含めて、最も適しています。 1日に4、5件程度でも、マクロを作成するメリットは高いですね。
  • 個人で管理できる作業
    • マクロを作成すると、どういった処理が行われているかが他者にはわからなくなるケースが出てきます。 ですので、個人で管理できる作業が適しています。 複数人での場合は、職場内で作業の内容やあるべき作業結果を共有できているのであれば、使うメリットも十分にあります。
  • CSVファイル等のデータを使う場合
    • CSVや他のデータファイルも同様に、マクロでの一括処理が適しています。

マクロ化した場合の比較

それでは次に、どういった場合にマクロ化を進めた方がいいのか、を考えてみたいと思います。 例えば、3ヶ月間毎日20分で完了する作業があったとします。 営業日が月に20日あったとして、作業時間を計算するとこうなります。

20分 × 60回(月に20回作業 × 3ヶ月) = 1200分

おしなべて20時間で完了する作業ということになりますね。 もし、この作業をマクロ化したとして、テストまで含めて4時間かかったとします。 また、Excelを立ち上げて、マクロ機能を使用する時間を毎回5分とします。 この場合の手作業での時間と、マクロ化した場合の比較をしてみるとこうなります。

240分 + (5分 × 60回) = 540分

1200分(手作業) > 540分(マクロ化した場合)

かなり大雑把な計算ですが、この場合はマクロ化した方が11時間程度の余裕ができることになります。 また、今回の例では3ヶ月間のみとしましたが、より長い期間行う作業であればさらに効率は高まるでしょう。 ですが毎日5分で済む作業であったとすれば、マクロ化するメリットは薄くなります。 

マクロを作る前に一度考えてみる

現在行っている作業がマクロを作った場合、どの程度作業時間を減らせるかを、簡単にでも考えてみましょう。 マクロを作りはしたけれど負担は変わらなかった、という場合も十分に有り得ると思います。 逆に、作業効率が劇的に改善されることもあります。 せっかく作るマクロですから、少しでも改善に繋がるようにしたいですね。

今回のまとめ

  • マクロは大量のデータ処理に向いている
  • 複数人で管理する作業には向かない
  • マクロ化できた状態をイメージしてから作る

特にマクロ化できた状態をイメージしておくことは、どういったマクロを作るかにも関係してきます。 具体的なイメージを持ってマクロ作成に取り掛かりましょう。

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